Osoba bezrobotna po dokonaniu rejestracji w powiatowym urzędzie pracy, powinna złożyć dokumenty od niemieckiego pracodawcy w celu uzyskania przez polską instytucje właściwą (właściwy dla miejsca zamieszkania osoby bezrobotnej wojewódzki urząd pracy) urzędowego dokumentu potwierdzającego okresy ubezpieczenia, zatrudnienia lub pracy na własny rachunek osoby bezrobotnej na terytorium Niemiec. Należy także podkreślić, że osoba bezrobotna może także sama uzyskać urzędowy dokument U1 w niemieckiej instytucji właściwej i złożyć go w polskiej instytucji właściwej. Jest to jednak jej prawo, a nie obowiązek. Wojewódzki urząd pracy po przeprowadzeniu postępowania administracyjnego i zsumowaniu okresów pracy w Niemczech i Polsce wyda decyzję w kwestii przyznania prawa do zasiłku dla bezrobotnych, na zasadach koordynacji.
Przykład:
Pan Nowak pracował ostatnio w Polsce przez 6 miesięcy – od 1 stycznia 2013 r. do 30 czerwca 2013 r. W okresie od 1 stycznia 2011 r. do 30 grudnia 2012 r. Pan Nowak pracował w Czechach. 2 lipca 2013 r. zarejestrował się w powiatowym urzędzie pracy jako osoba bezrobotna. Polskie przepisy jako warunek nabycia prawa do zasiłku dla bezrobotnych przewidują „przepracowanie" co najmniej 365 dni w ciągu 18 miesięcy poprzedzających dzień rejestracji jako osoba bezrobotna. W związku z faktem, że jego ostatni okres pracy w Polsce wynosi tylko 6 miesięcy nie spełnia on warunku wynikającego z polskich przepisów. Konieczne zatem będzie zsumowanie okresów jego pracy w Czechach i w Polsce w celu przyznania mu prawa do zasiłku dla bezrobotnych.
Należy także dodać, że sumowanie okresów pracy najemnej lub pracy na własny rachunek, zgodnie z unijnymi przepisami o koordynacji, stosuje się tylko w niezbędnym zakresie. Oznacza to, że jeśli okres zatrudnienia w państwie, w którym bezrobotny ubiega się o zasiłek dla bezrobotnych jest wystarczający do przyznania tego prawa, wówczas nie sumuje się okresów pracy spełnionych za granicą.
Przykład:
Pan Kowalski pracował w Polsce od początku 2009 r. do końca 2012 r. 1 stycznia 2013 r. podjął pracę w Holandii i utracił ją po trzech miesiącach. 3 kwietnia 2013 r. zarejestrował się w powiatowym urzędzie pracy jako bezrobotny. Polskie przepisy jako warunek nabycia prawa do zasiłku dla bezrobotnych przewidują „przepracowanie" co najmniej 365 dni w ciągu 18 miesięcy poprzedzających dzień rejestracji jako osoba bezrobotna. Pan Kowalski w ciągu 18 miesięcy poprzedzających dzień rejestracji w powiatowym urzędzie pracy, spełnił na terytorium Polski ponad 365 dni, a zatem jego okres pracy w Holandii nie ma znaczenia dla przyznania mu prawa do zasiłku dla bezrobotnych.