Pytanie:
W związku z realizacją i rozliczaniem projektów w ramach Poddziałania 1.2.1 Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój na lata 2014-2020 uprzejmie proszę o interpretację kwalifikowalności wynagrodzenia opiekuna stażysty w poniżej przedstawionym przypadku.
W projekcie staże realizowane są u przedsiębiorców będących osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą. W celu realizacji stażu zawodowego zawierana jest umowa trójstronna pomiędzy beneficjentem, pracodawcą i stażystą, w której m.in. wskazywany jest opiekun stażysty. Zamiast refundacji wynagrodzenia/refundacji dodatku do wynagrodzenia wskazanych w Wytycznych w zakresie realizacji przedsięwzięć z udziałem środków Europejskiego Funduszu Społecznego w obszarze rynku pracy na lata 2014-2020, beneficjent zawiera odrębna umowę zlecenie z opiekunem stażysty i na podstawie wystawionego rachunku wypłaca wynagrodzenie za opiekę nad stażystami. Opiekunami stażystów (strony umowy) są: przyjmująca na staż osoba prowadząca działalność gospodarczą (właściciel firmy) lub pracownik osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą.
Beneficjent przed przyjęciem ww. sposobu dokumentowania wydatku kontaktował się telefonicznie z Urzędem Skarbowym i na podstawie uzyskanej informacji został poinformowany, że w przypadku operacji gospodarczych pomiędzy dwoma podmiotami (beneficjent i pracodawca przyjmujący na staż) zamiast wewnętrznej noty obciążeniowej powinien być wystawiany rachunek zgodnie z zawartą umową zlecenie i w związku z tym przyjął taką formę rozliczenia.
W piśmie o sygnaturze DZF-IV.7620.62.2017.DS z dnia 19.06.2017 r. dotyczącym dokumentowania kosztu refundacji wynagrodzenia opiekuna stażysty jako przykładowy sposób rozliczenia wynagrodzenia opiekuna stażysty, w przypadku stażu u przedsiębiorców będących osobą fizyczną prowadzących działalność gospodarczą, wskazano wewnętrzną notę obciążeniową. W związku z powyższym proszę o opinię czy wyżej opisany sposób rozliczania wynagrodzenia opiekuna stażysty tj. rachunek wystawiony przez opiekuna stażysty z tytułu zawartej z nim umowy zlecenie może również być uznany za prawidłowy i czy wydatki poniesione na tej podstawie są kwalifikowalne.
 
Odpowiedź:
Beneficjent projektu Poddziałania 1.2.2 PO WER zawarł umowę cywilnoprawną z opiekunem stażysty i na podstawie rachunku wypłaca zleceniobiorcy (opiekunowi stażysty) wynagrodzenie za opiekę nad stażystą. Takie rozwiązanie jest niezgodne z uregulowaniami Wytycznych w zakresie realizacji przedsięwzięć z udziałem środków Europejskiego Funduszu Społecznego w obszarze rynku pracy na lata 2014-2020, zaleceniem Rady z dnia 10 marca 2014 r. w sprawie ram jakości staży (Dz. Urz. UE C 88 z 27.03.2014, str. 1), nadto z Polskimi Ramami Jakości Praktyk i Staży. Sprawowanie opieki nad stażystą na zlecenie beneficjenta nie spełnia bowiem wymogów organizacji i przeprowadzania staży określonych w ww. dokumentach.
Zaangażowanie osoby oddelegowanej do opieki nad stażystami wskazuje na konieczność jej faktycznego związania z podmiotem, u którego odbywa się staż, pracodawca zaś musi zapewnić stażyście i opiekunowi stażysty odpowiednie warunki odbywania stażu. Wiąże się to z zapewnieniem odpowiedniej jakości opieki podczas stażu, która może zostać zagwarantowana jedynie poprzez oddelegowanie pracownika z odpowiednim doświadczeniem zdobytym u danego pracodawcy. Mając na uwadze fakt, że opiekun stażu wyznaczany jest po stronie podmiotu przyjmującego na staż, warunki jego zaangażowania powinny być uzgodnione w umowie, czy porozumieniu pomiędzy pracownikiem a jego pracodawcą.
Wobec powyższego, nieuzasadnionym jest zawarcie przez beneficjenta umowy cywilnoprawnej na świadczenie usługi opieki nad stażystą przez osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą. Tym bardziej niezasadne jest zawarcie przez beneficjenta umowy cywilnoprawnej bezpośrednio z pracownikiem osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą – zatrudnionym na podstawie stosunku pracy.
Wytyczne wymagają natomiast zawarcia porozumienia lub umowy pomiędzy beneficjentem a podmiotem przyjmującym na staż regulującej, m.in. sposób dokonywania refundacji kosztów opieki nad stażystą. Koszty wynagrodzenia opiekuna stażysty rozliczane w ramach projektu powinny bowiem uwzględniać jedną z opcji:
a) refundację podmiotowi przyjmującemu na staż dotychczasowego wynagrodzenia opiekuna stażysty w przypadku oddelegowania go wyłącznie do realizacji zadań związanych z opieką nad grupą stażystów, pod warunkiem, że opiekun stażysty nadzoruje pracę więcej niż 3 stażystów i jest to uzasadnione specyfiką stażu1;
1 Taka forma refundacji nie przysługuje osobom prowadzącym jednoosobową działalność gospodarczą.
b) refundację podmiotowi przyjmującemu na staż części dotychczasowego wynagrodzenia opiekuna stażysty w przypadku częściowego zwolnienia go od obowiązku świadczenia pracy na rzecz realizacji zadań związanych z opieką nad stażystą/grupą stażystów w wysokości nie większej niż 500 zł brutto miesięcznie za opiekę nad pierwszym stażystą i nie więcej niż 250 zł brutto miesięcznie za każdego kolejnego stażystę, przy czym opiekun może otrzymać refundację za opiekę nad maksymalnie 3 stażystami;
c) refundację podmiotowi przyjmującemu na staż dodatku do wynagrodzenia opiekuna stażysty w sytuacji, gdy nie został zwolniony od obowiązku świadczenia pracy na rzecz realizacji zadań związanych z opieką nad stażystą/grupą stażystów w wysokości nie większej niż 500 zł brutto miesięcznie za opiekę nad pierwszym stażystą i nie więcej niż 250 zł brutto miesięcznie za każdego kolejnego stażystę, przy czym opiekun może otrzymać refundację za opiekę nad maksymalnie 3 stażystami.
A zatem, pomimo zmiany brzmienia pkt 9 sekcji 3.5.2 Wytycznych wprowadzonej w marcu br., nadal obowiązuje zasada, iż w projektach EFS możliwa jest wyłącznie refundacja kosztów wynagrodzenia lub dodatku opiekuna stażysty ponoszonych przez podmiot przyjmujący na staż jako jedyny sposób rozliczania kosztu opieki nad stażystą. Zatem, w sytuacji, gdy opiekunem stażysty jest osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, rozliczenie kosztu jej zaangażowania w projekcie następuje na podstawie refundacji do wysokości zaksięgowanej zgodnie z wewnętrzną notą obciążeniową. Rozliczenie kosztu opieki nad stażystą na podstawie umów cywilnoprawnych zawartych przez beneficjenta stoi w sprzeczności z ww. Wytycznymi.
Instytucja Pośrednicząca odpowiedzialna za nadzór nad realizacją tego typu projektu powinna ocenić, czy istnieje podstawa prawna do uznania wydatków za niekwalifikowalne w zaistniałym stanie faktycznym omawianej sprawy. Przy ocenie kwalifikowalności kosztów należy mieć na względzie zmiany Wytycznych wprowadzone w trakcie realizacji stażu.